Korzyści dla kierownika działu IT

Strona główna Informacje dla zarządu szpitala Korzyści dla kierownika działu IT

OUTSOURCING, zespół etatowych pracowników, a może synergia obu form na tle osobistych priorytetów kierownika działu informatyki

Decydując w jaki sposób powinno być obsługiwane środowisko IT jednostki ochrony zdrowia nasuwa się pytanie „Czy to, co jest lepsze dla całej organizacji jest także korzystne dla kierownika Działu Informatyki? Outsourcing wielu osobom kojarzy się ze zwolnieniami, utratą kontroli oraz ograniczeniem pozycji w jednostce. Outsourcing to jednak również większe możliwości działania, forma szybkiego zwiększenia kompetencji zespołu specjalistów obsługujących środowisko IT w jednostce, zwiększenie roli IT w organizacji, większe wykorzystanie posiadanych systemów informatycznych oraz poprawa całego środowiska IT w jednostce ochrony zdrowia.

Najczęściej outsourcing IT jest postrzegany jako redukcja kosztów lub dylemat - etatowi pracownicy czy firma zewnętrzna. Po głębszym zastanowieniu wskazywane są inne aspekty takie jak: wsparcie w bieżącej obsłudze coraz bardziej zaawansowanych systemów IT, bezpieczeństwo działania IT, monitoring i przeciwdziałanie awariom, szybsza reakcja na nowe wyzwania, stały dostęp i łatwe rozszerzenie zespołu specjalistów z wielu dziedzin w zależności od potrzeb jednostki i co najistotniejsze dostęp do doświadczeń innych jednostek ochrony zdrowia co rzadko możliwe jest do uzyskania przez etatowych pracowników związanych tylko z jedną placówką.

Jednak to samo, co jedne osoby postrzegają jako ewidentną korzyść dla jednostki ochrony zdrowia, inni rozpatrują przede wszystkim w kategoriach zagrożenia dla pozycji, roli w organizacji oraz uzależnieniu od firmy zewnętrznej.

Decyzja o korzystaniu z usług Medcore w formie outsourcingu (pełne lub częściowe przekazanie odpowiedzialności za działanie środowiska IT) nie oznacza zmniejszenia roli pracowników działu informatyki, a pozwala na rozłożenie odpowiedzialności oraz szybki dostęp do wiedzy i dodatkowych kompetencji lub osób.

Oczywiście w tym momencie mogą się pojawiać osobiste obawy kierowników działu informatyki związane z posiadaniem i rozwijaniem własnych zespołów, a także obawa przed utratą kontroli nad danym obszarem IT w jednostce. Prawdą jest, że outsourcing zmienia rolę IT w jednostce ochrony zdrowia, a zwłaszcza kierownika działu informatyki. Wielość zadań, ograniczone możliwości czasowe, obawa przez niespodziewaną awarią lub nowym problemem merytorycznym użytkowników, wyjaśnienia i negocjacje z producentami systemów/sprzętu, brak możliwości szybkiego zdobywania nowych kompetencji lub nowych zespołów przestają być codziennym zmartwieniem a mogą być przedmiotem delegowania obowiązków.

Pojawiają się nowe możliwości dla kierownika działu informatyki, a mianowicie możliwość poświęcenia większej ilości czasu na planowanie, optymalizowanie współpracy wielu dostawców na terenie jednostki, przygotowywanie nowych projektów, w tym projektów o dofinansowywania rozwoju środowiska IT, ocenę czy dane procesy możemy wykonać samodzielnie czy zlecić na zewnątrz i co najważniejsze optymalne przygotowanie działań zespołów informatycznych do aktualnych potrzeb wynikających ze zmian wewnątrz jednostki oraz zmieniającego się otoczenia jednostki, zadań zlecanych przez zarząd oraz potrzeb poszczególnych użytkowników.

Istotnym wyzwaniem dla kierownika działu informatyki jest rosnąca skala działalności medycznej jednostki, złożoność procesów analitycznych i sprawozdawczych, współpraca z systemami centralnymi i regionalnymi oraz w niedalekiej przyszłości pełne "ucyfrowienie" dokumentacji medycznej.

Wielość nowych zagadnień sprawia, że osoby odpowiedzialne za informatykę w jednostce ochrony zdrowia muszą się zmierzyć z różnymi standardami i narzędziami, by móc zapewnić właściwe bezpieczeństwo środowiska IT oraz kontrolować stabilność i wydajność wykorzystywanych systemów. To powoduje znaczący przyrost obowiązków i pracochłonności przy konieczności jednoczesnego zapewnienia prawidłowego działania istniejących systemów. Tak sytuacja przyczynia się do braku czasu i właściwej energii na myślenie o wprowadzaniu nowych, lepszych narzędzi oraz zwiększania wykorzystania obecnie posiadanych.

Outsourcing może pomóc w częściowym przeniesieniu odpowiedzialność za zapewnienie działania systemów na firmę zewnętrzną. Rolą kierownika staje się koordynowanie działań związanych z informatyką w jednostce jako całością, kontrolowanie jakości usług zewnętrznych dostawców oraz adekwatne planowanie rozbudowy środowiska IT w zależności od aktualnych potrzeb i oczekiwań. Taka sytuacja powoduje ograniczenie działań administracyjnych na rzecz strategicznego planowania i rozpoznawania nowych możliwości pod kątem ich zastosowania w jednostce ochrony zdrowia i spełnienia stawianych przed nią oczekiwań.

Współpraca z partnerem outsourcingowym, który ma doświadczenie w świadczeniu usług dla wielu jednostek ochrony zdrowia nie tylko nie ogranicza rozwoju, ale wręcz przeciwnie przyspiesza go pozwalając na skorzystanie z jego doświadczeń i współpracujących z nim jednostek. Ścisła i oparta na wzajemnym zaufaniu współpraca z firmą zewnętrzną umożliwia korzystanie z tego potencjału i zapewnia dostęp do wiedzy o nowych rozwiązaniach i produktach. To pozwala uniknąć frustracji wynikającej z faktu, że nawał obowiązków administracyjnych, zwiększające się oczekiwania użytkowników nie pozwalają być „na bieżąco” z rozwojem technologii.

Jednym słowem w tym miejscu warto przytoczyć hasło związane z outsourcingiem "Robimy to, w czym jesteśmy najlepsi i samodzielnie obsługujemy kluczowe procesy".

Coraz częściej świadomość korzyści z outsourcingu powoduje, że decyzja o takim sposobie obsługi całości lub części środowiska IT zapada jeszcze przed jego wdrożeniem. W aspekcie zarządczym - oznacza to zmniejszenie kosztów, mniejszą niepewność konsekwencji podjętych decyzji a także dokładność co do globalnego poziomu kosztów obsługi rozbudowanego środowiska IT w jednostce w przyszłości.

Podczas przygotowań do kolejnego etapu rozwoju kierownik działu informatyki w porozumieniu z przedstawicielem zarządu jednostki podejmuje strategiczną dla siebie i swojego zespołu decyzję, za jaką formą utrzymania systemów się opowie. Stanowisko kierownika w dużej mierze zaważy na ostatecznej decyzji zarządu jednostki. W tym momencie cennym jest analiza wszystkich argumentów i mając na uwadze długoterminowe cele i zadania jednostki rozważyć, czy cel placówki - rozwój i usprawnianie działalności jednostki medycznej w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu przy wsparciu efektywnie wykorzystywanego środowiska IT - nie pokrywa się z celami osobistymi kierownika działu informatyki.